“艾康的管理特点包含了生物行业和定制化大规模生产的双重特殊性。” 艾康生物技术（杭州）有限公司IT总监张昊认为。
在快速诊断试剂领域，艾康是人人皆知的“奇迹”，它生产的快速诊断试剂质量优秀，90%以上的产品外销，市场覆盖全球100多个国家和地区，客户中不仅包含有国际大医药公司，也包括医院、防疫站、政府机关等行业用户，甚至包括了沃尔玛超市。
1995年，艾康注册公司时只有2个人，经过十年的发展已经扩张到1000余人；销售收入年平均增长率超过70%；目前已经成为产品种类最齐全的快速诊断试剂生产厂商，产量占据全球第一，是快速诊断试剂行业内全球最大的生产基地。2005年和2006年，艾康生物连续两年入选《福布斯》中国中小企业潜力100榜。
“堆积如山的原始数据，只有对那些懂得如何筛选的人，才能成为致富的金矿。” 张昊记得这是2005年10月《福布斯》杂志封面上的一段醒目文字。
鲜明的行业特性
作为一家生物技术公司，艾康在乙肝、艾滋病、衣原体及毒品检测试剂的技术均为业内领先。此类产品的重要原料是从动物体内提出来的抗原抗体，具有生物原料特殊的不确定性，也同时成为生产管理必须解决的问题。
“抗原抗体的不确定性不能用传统领域的工艺差概念来管理。”IT总监张昊说，“举个简单的例子，譬如蜂蜜根据采集时间、花的种类、地段等因素的不同，其品位在专家眼里都是不同的，哪怕是同一批蜂，相隔几天都是不同的，因为花期变化了。”同样的道理，动物体内抗原抗体的不确定性，使生物产品难以像电路板一样保证持续不变的大批量生产，而需要在制造中不断调试、配制。因此，每一批原料都可能会面临配方的改进，这就遇到一个非常棘手的问题：怎样使不同批号的产品最终生产出来的性能保持一致？
“你不能给客户的感觉是今天的试剂很灵敏，明天很迟钝。” 张昊说，“我们的客户根本不可能接受。”生物行业的特殊性对生产信息的有效传递提出了很高的要求。
而作为一家全球化运做的企业，艾康必须满足不同客户的个性化需求。同样性能的产品，如果客户要求的外观不一样，就会派生出不同的产品BOM；如果客户还要求里面的试剂条性能不一样（欧洲客户要求的灵敏度比印度客户高些）那么使用的原料配方不同，则玻纤、膜、不干胶等各不相同，又会派生出众多BOM。何况还有客户的交货期、空运海运等诸多不同要求，对于准时交付是极大的挑战。
此外，国家对于医药行业的产品批号管理非常严格，企业必须做到产品的可追溯性，一旦出了质量事故就要追查源头。这意味着，不仅每个成品要有批号，组成这个成品的每个部件的每种原物料也要有单独批号，并且每个不同成品其各原物料批号之间的配比关系也要记录。因此，当不同客户要求的一个产品有某些特殊要求，从批号角度来说又有不少新的信息。这种信息量的几何级增长足以使任何一家快速发展的公司为成本核算而头痛。
“2001年公司的发展进一步加速。”物流高级经理侯晨回忆说，“我们发现操作人员也是在几何状态的发展，今天招两个，明天招四个。为什么这样？因为我们做任何工作都要记录，大部分资源都浪费在记录整理上面。”
当时艾康有400个品牌，70多种变化，一共有3万种以上的BOM，同时原材料，半成品，成品的种类每天还在增多，每天出入库的单据上千张，有约1000批次以上的不同物料入库及领用。
在这样的业务量情况下，仅靠个人经验及手工操作已经不可能了。随着公司的飞速扩张，管理层更希望得到有关各事业部及部门的费用、成本相关情况，以便于能够作出正确的决策。艾康的信息化建设势在必行。
IT总监张昊
仓库异地化
2003年，艾康携手金蝶正式实施K/3 ERP系统，大力推行信息化建设。
“ERP的实施过程确实辛苦。”信息技术部的李志华作为ERP项目组主管对此深有体会。由于物料众多，并且进行批次管理，系统上线期间财务部和仓库相关人员连续通宵加班； QA部门在一周内对几千份质量程序文件进行了修改，而生产计划部花了一个多月时间整理了BOM 1.1万个，整理客户品牌400个、成品编码1.6万个，与QA共同整理标签打码信息5400种，包括了公司10年来所有相关的产品，在K/3 ERP系统内建立了多达3万个BOM，为公司进行产品群和销售结构分析提供了底层数据。
员工的辛苦的付出换来了公司管理的巨大进步。艾康通过信息化的过程，将基础资料全部实现数字化管理，规范了公司的基础资料平台。生产统计部门的员工傅瑞芬对此有自己体会。“以前试纸条的名称叫法很含糊，如‘梅毒兰上抗体兰下试纸条’和‘早孕兰上早孕兰下试纸条’在入库单上都可能填写为‘兰上下试纸条’，这样很容易引起出错隐患。”在应用K/3系统之后，统一规范并明细了名称和规格，这方面的隐患已经从根本上消除。
2004年，由于业务的高速发展，艾康计划把仓库占据的庞大空间腾出来做生产场地，将仓库搬迁至离主厂房大概半小时车程的一处地方。这就带来一个问题：仓库在艾康还担负重要的配送任务，即根据每日的生产任务发放物料。而艾康有30多个生产车间，每天需要领用的原物料种类就有一千多种。复杂庞大的物料进出，再加上远离厂房，会不会使整个艾康的物流和生产陷入混乱？
“还好当时已经有了K/3，我们才敢大胆的把仓库移到外面去。”物流高级经理侯晨说，生产计划将每日的生产订单通过事先已经储存在ERP数据库内的BOM系统，快速准确地分解成所需的原物料种类、数量以及需要的时间，直接下达给仓库；同时仓库的库存信息也可以被生产部门同步查询，以便做出采购安排，再根据生产计划和原料到货计划，及时安排物料配送，在艾康内部做到了Just in Time的物流系统。“仓库异地化为公司赢得了更大的发展空间，其地域差异基本不影响生产周期，为以后进行多地域的生产扩张奠定了非常好的基础。”
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图：装箱单
目前，艾康已实现全部9000种库存原辅物料的进销存帐务管理，数据正确率趋向100%，并实现及时库存反映。“现在存货6000万人民币左右，比如能够提高1％的准确率的话，也就相当于60万人民币的金额。” 侯晨说。
此外，产品编码和BOM管理，使现有近15000种产品（半成品）的全面管理成为可能。生产任务单及生产错误率、返工率大大降低，废品率从4％下降到2.8％。
据介绍，随着采购、计划、仓库、生产、运输流程的进一步规范，使得艾康整个生产周期不断缩短。现阶段，在内销增加了50%的基础上，投产和交货周期保持在2天以内，比2004年缩短了半天；物料周转天数由2004年的112天压缩到低于90天；而公司各种业务约上万种物料采购需求，约100多个品种的日采购发生量、约100批次左右的日到货量，目前仅需要3个工作人员负责。
艾康在2005年的生产产值比2004年再度大幅提高，公司的业务量已迅猛增至上系统前的三倍以上，但生产统计人员反而由6人减到4人，同时财务能够将内、外部报表的提供时间由20多天缩短为一周内，成本核算的速度及能力大大提高。
图：外销订单
个性应用
在杭州市工业企业信息化试点企业评比中，艾康生物凭借多年来卓有成效的信息化建设，连续数年被确认为杭州市工业企业信息化应用试点企业。
从2005年开始，艾康就在金蝶K/3 ERP的基础上拓展系统的个性化应用价值。“譬如通过K/3 BOS开发的符合GMP要求的质检系统，能及时快速地反映半成品和产品的检验状态，提高了整个生产系统运作效率。而外贸领域注重的装箱业务功能、外销业务模块，药品医药GMP等等行业个性化应用，我们也能全部纳入金蝶K/3 ERP系统里面。” 张昊认为，艾康公司是一个快速成长的企业，随着企业的快速发展，管理需求也在不断变化，因此公司需要一个能够随需应变的ERP系统。
2006年，艾康希望内销业务达到整个公司销售额的40%，于是国内市场的业务逐渐增多。为了解决异地销售的效率问题，艾康利用金蝶K/3 ERP系统中的短信平台进行销售管理。通常当销售订单传过来以后，一线的业务人员并不知道价格是否超过底线，客户信用是否超出，还需要一对一地向销售内勤了解很多情况。到了季度末，销售内勤的压力就非常大，经常要同时面对上百个订单。现在这些订单在K/3系统中一旦审核通过，就会自动发一条短信给业务人员，业务人员也可以利用短信自动回复功能进行主动查询。张昊表示：“订单通过审核后，很快就能得到短信通知，既降低了成本，又提高了效率。虽然这只是一个非常细节的应用，但同样体现了ERP关注实效的管理思想。”
“诊断领域在医药行业还是属于一个比较小的领域。”已经在这样的领域中成为绝对的市场领导者后。“你就要考虑还有多大的空间能再发展，而且生物科技的更新比较快，其他厂商追得很紧，先行者的优势在于市场占有率和创新能力。” 张昊认为，艾康的信息化战略要服务于企业发展的战略，就必须对新技术保持敏感，保持与世界同步，甚至拥有一定量的技术储备。“一些IT新技术也许在今天还不合适实际应用，但要保持关注，要思考将来在艾康能不能用，或者在价格降低到什么程度才能适时引入。”
